Avdrag för programvara i enskild firma

Programvara och SaaS-tjänster som du använder i verksamheten är avdragsgilla driftskostnader i enskild firma. Här ser du vad som gäller, hur moms och utländska molntjänster hanteras, och hur köpet bokförs.

Definition

Programvara som du använder i verksamheten är en avdragsgill driftskostnad i enskild firma. Det gäller både molntjänster (SaaS) du betalar löpande — som bokföringsprogram, Microsoft 365, Adobe Creative Cloud eller e-postverktyg — och nedladdade program du köper.

Löpande abonnemang kostnadsförs direkt den period de avser. Enstaka programlicenser dras normalt också av direkt, eftersom de sällan har ett bestående värde; i enskild firma med förenklat årsbokslut (K1) tas immateriella tillgångar som huvudregel inte upp som tillgång utan kostnadsförs.

Använder du programmet både privat och i företaget får du bara dra av den del som hör till verksamheten. Dokumentera hur du fördelat kostnaden om den skulle kunna ifrågasättas.

Regler och Skatteverket att tänka på

Så bedöms avdraget

Kostnaden är avdragsgill om programvaran används i näringsverksamheten. Avgörande är nyttan för företaget — inte hur du betalar. Både månads- och årsabonnemang samt engångsköp av mjukvara räknas som driftskostnad.

Öppna källa

Moms och utländska molntjänster

Du får dra av ingående moms på den del som hör till verksamheten. Många SaaS-tjänster faktureras från ett annat EU-land (t.ex. Adobe, Microsoft och Google via Irland). Då gäller omvänd skattskyldighet: du redovisar själv både utgående och ingående moms i momsdeklarationen, och fakturan innehåller ingen svensk moms.

Privat andel ska skiljas ut

Om du använder programmet privat ska den privata delen hållas utanför bokföringen. En rimlig, dokumenterad fördelning (t.ex. utifrån användning) håller vid en kontroll.

Vanliga misstag

Blanda inte ihop löpande programvara med köpt utrustning — en engångslicens som ingår i en dator eller ett större system kan höra till inventarier. Missa inte heller att bokföra omvänd moms på utländska molntjänster; det är ett av de vanligaste felen.

Bokföringsexempel

Du köper ett årsabonnemang för ett program du använder i verksamheten för 1 000 kr plus moms och betalar från företagskontot. Så här bokförs det som en driftskostnad:

Konto	Benämning	Sida	Belopp
5420	Programvaror	debet	1 000 kr
2641	Ingående moms	debet	250 kr
1930	Företagskonto	kredit	1 250 kr

Vid omvänd skattskyldighet (utländsk SaaS) bokförs ingen svensk ingående moms på fakturan — då redovisar du utgående och ingående moms via separata momskonton. Privat andel eller ej avdragsgill del ska inte ligga som vanlig rörelsekostnad.

Vanliga frågor

Är programvara avdragsgillt i enskild firma?

Ja, om den används i verksamheten. Både löpande abonnemang (SaaS) och köpt mjukvara räknas som avdragsgill driftskostnad.

Hur bokför jag ett SaaS-abonnemang?

Som en driftskostnad, ofta på konto 5420 (Programvaror) eller 6230/6540 för IT- och molntjänster, med ingående moms på 2641. Bekräfta kontovalet mot din egen kontoplan.

Vad gäller för utländska molntjänster som Adobe eller Microsoft?

De faktureras oftast från ett annat EU-land utan svensk moms. Då gäller omvänd skattskyldighet och du redovisar momsen själv i momsdeklarationen.

Kan jag dra av programvara jag också använder privat?

Bara den del som hör till verksamheten. Den privata andelen ska hållas utanför bokföringen.

Vilken NE-ruta används?

Kostnaden hamnar bland rörelsens övriga externa kostnader i NE-bilagan — se NE-kopplingen som visas på sidan.

Vilket underlag ska jag spara?

Spara kvitto eller faktura, och anteckna gärna varför köpet hör till verksamheten om det kan ifrågasättas.